Το EDI και η κοινή χρήση του από τις επιχειρήσεις. Μια σύντομη αναφορά από την Infosector για τα εντυπωσιακά αποτελέσματα χρήσης του, τον εκμηδενισμό πιθανότητας λάθους και την ταχύτητα μεταφοράς της πληροφορίας

Μπορεί η ραγδαία εξέλιξη της τεχνολογίας να έχει αλλάξει αρκετά τη μεθοδολογία εργασιών μιας επιχείρησης, παρόλα αυτά, ακόμα και σήμερα, καταναλώνονται καθημερινά περισσότερα από 65 δισ φύλλα χαρτιού παγκοσμίως, η πλειονότητα, σε εταιρικά περιβάλλοντα.

Αν κανείς αναλογιστεί τα άτομα και τις ώρες που εμπλέκονται στην επεξεργασία των πληροφοριών αυτών, τότε σίγουρα καταλαβαίνει πόσο σημαντική θα ήταν η ένταξη στην επιχείρηση, μιας λύσης που θα επέτρεπε την αυτόματη αποκωδικοποίηση και καταχώρηση των εν λόγω πληροφοριών. Αυτό θα επέτρεπε την κατανομή των ανθρώπινων πόρων σε πιο δημιουργικές εργασίες μειώνοντας παράλληλα τα λάθη και τις καθυστερήσεις στην επεξεργασία συναλλαγών.

Τι είδους έγγραφα θα μπορούσαν να μεταφερθούν αυτόματα μέσω EDI;

Τα πιο κοινά έγγραφα που ανταλλάσσονται μέσω EDI είναι οι εντολές αγοράς, τα τιμολόγια και οι προειδοποιήσεις αποστολής παραγγελιών. Ωστόσο η συγκεκριμένη λύση επιτρέπει τη μεταφορά ενός εύρους εγγράφων όπως τελωνειακών, συνοδευτικών αποστολής και αποδεικτικών χρηματικών διακινήσεων (εισπράξεων – πληρωμών, εμβασμάτων κλπ).

Σε τι μορφή πρέπει να είναι τα έγγραφα;

Το μόνο προαπαιτούμενο, είναι το έγγραφο να διατίθεται σε τυποποιημένη μορφή ώστε να είναι αναγνώσιμο από τον υπολογιστή αποδέκτη.

Υπάρχουν αρκετά πρωτόκολλα «μετάφρασης» της πληροφορίας από το σύστημα του ενός στο σύστημα του άλλου που ονομάζονται EDI standards. Ενδεικτικά κάποια από αυτά είναι τα ANSI, EDIFACT, TRADACOMS και ebXML, ενώ για κάθε standard, υπάρχουν πολλές διαφορετικές εκδόσεις, π.χ. ANSI 5010 ή EDIFACT έκδοση D12, Release A. Όταν δύο επιχειρήσεις αποφασίζουν να ανταλλάξουν έγγραφα EDI, πρέπει να συμφωνήσουν σχετικά με το συγκεκριμένο EDI standard και την έκδοση.

Ανάμεσα σε ποιους συνηθίζεται η μεταφορά εγγράφων και πως αλλάζει η διαδικασία που παραδοσιακά ακολουθείται;

Η ανταλλαγή εγγράφων EDI γίνεται συνήθως μεταξύ δύο διαφορετικών εταιρειών, που εχουν τακτικές συχνές συναλλαγές. Για παράδειγμα, αν υποθέσουμε πως μια Εταιρεία Χ αγοράζει συχνά αγαθά από την Εταιρεία Ψ, η Εταιρεία Χ αποστέλλει εντολές (παραγγελίες αγοράς) στη δεύτερη, η οποία με τη σειρά της μπορεί να απαντήσει με ειδοποιήσεις, συνοδευτικά αποστολής και τιμολόγια.

Μέχρι σήμερα τα βήματα που ακολουθούνται σε μια παραδοσιακή διαδικασία μεταφοράς πληροφοριών ανάμεσα σε 2 εταιρείες είναι τα εξής:

• α. Ο αγοραστής κάνει μια παραγγελία
• β. Η παραγγελία αποστέλλεται μέσω Fax ή E-mail
• γ. Ο προμηθευτής εισάγει χειροκίνητα σε ένα εσωτερικό σύστημα την παραγγελία και εκδίδει το τιμολόγιο
• δ. Το τιμολόγιο αποστέλλεται μέσω hardcopy, Fax ή E-mail πίσω στον αγοραστή
• ε. Ο αγοραστής μεταφέρει χειροκίνητα τα στοιχεία του τιμολογίου σε ένα δικό τους εσωτερικό σύστημα

Αντίθετα, η διαδικασία EDI μοιάζει κάπως έτσι – καμία χρήση χαρτιού ή εμπλοκή ανθρωπίνων πόρων:

Σε τι διαφέρει από την ηλεκτρονική τιμολόγηση, και πως θα μπορούσαν να συνδυαστούν;

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι το πρώτο βήμα, αντικαθιστά το χάρτινο τιμολόγιο και την υπογραφή παραλαβής στο αντίτυπο ενώ παράλληλα διασφαλίζει την 5ετή αρχειοθέτηση παραστατικών που απαιτεί ο νόμος. Ωστόσο μια επιχείρηση που έχει εισάγει τη διαδικασία ηλεκτρονικής τιμολόγησης, συνεχίζει να χρειάζεται την χειροκίνητη καταχώρηση των δεδομένων του παραστατικού στο συστημα της. Αυτή όμως, είναι η πιο επίπονη διαδικασία που απαιτεί εκατοντάδες ανθρωποώρες. Το EDI καταχωρεί αυτόματα και χωρίς λάθη τα δεδομένα στο σύστημα του αγοραστή

Ποια είναι τα σημαντικά οφέλη της ένταξης του EDI στην επιχείρηση;

Τα κυριότερα είναι:

• Η αποδέσμευση ανθρώπινου δυναμικού (σημαντικό οικονομικό όφελος για την επιχείρηση)
• Για τον αγοραστή, η ταχύτερη και πιο έγκυρη καταχώρηση/κοστολόγηση/ενημέρωση αποθήκης
• Επίσης για τον αγοραστή, η εικόνα των αναμενόμενων σε πραγματικό χρόνο
• Για τον προμηθευτή, η άμεση ενημέρωση των παραγγελιών προς αποστολή
• Η παραγωγική μονάδα ενημερώνεται άμεσα για τις εκκρεμότητες προς παραγωγή ώστε να οργανώνεται καλύτερα η παραγωγική διαδικασία και οι παραγγελίες προς δικούς της προμηθευτές πρώτων υλών

Είναι εμφανές πως τελικά, η μεγάλη συμβολή του EDI, είναι πως επηρεάζει όλη την εφοδιαστική αλυσίδα.

Πως μπορεί η Infosector να βοηθήσει έναν επιχειρηματία που ενδιαφέρεται για την ηλεκτρονική αυτοματοποίηση της εταιρείας του με τη χρήση EDI;

H infosector εχει υλοποιήσει ένα σημαντικό αριθμό έργων EDI σε επιχειρήσεις που το έχουν ανάγκη στις συναλλαγές τους με στρατηγικούς προμηθευτές. Επομένως γνωρίζει αν και πότε μια επιχείρηση χρειάζεται το EDI και κατέχει την τεχνογνωσία να την αποσυμφορήσει από διαδικασίες που ειναι μεν αναγκαίες αλλά μπορούν να αντικατασταθούν και να απελευθερώσουν πόρους.